Preparazione delle Diapositive per le conferenze.

Esempio di situazione riuscita di proiezione di diapositive durante un evento. Nella parte destra dell’immagine la diapositiva come vista dal PC.
 

Come preparare le diapositive per le conferenze.

Non vorrei dettare le linee guida su come si debbano preparare le diapositive (dette slide) per una presentazione pubblica, ma alcune circostanze mi hanno fatto riflettere sul fatto che probabilmente in molti non ci hanno ragionato su. Questo ha portato a delle problematiche che poi vanno ad essere risolte, per quanto riguarda la produzione di un eventuale video, al momento del montaggio tramite vari espedienti fatti con i programmi per editare video, audio, e immagini.

 

In che tipo di documento elettronico vanno preparate le diapositive?

Esistono ormai in circolazione programmi che gli amanti dei sistemi operativi Linux conoscono bene come LibreOffice, i quali sostituiscono egregiamente tutti i programmi per scrivere e preparare presentazioni della grande famiglia microsoft, che sostanzialmente sono a pagamento.

Anche a chi usa sistemi operativi microsoft, conviene invece che istallare versioni di office pirata, installare un programma più leggero e funzionale come LibreOffice, che fornisce anche installazioni per i sistemi Mac.

 

Una versione di LibreOffice 6.1.4.2. Si possono creare vari tipi di documenti, tra cui quelli per scrivere semplici testi tramite “Writer”, o quelli per creare diapositive tramite “Impress”.

 

In ogni caso, quando si salvano i documenti elettronoci, bisogna utilizzare formati che circolino da almeno un po’ di tempo. Quanto tempo? Il tempo che serve ai fruitori dei vari sistemi operativi, per avere programmi che sappiano almeno aprire i file in sola lettura. Dove ad esempio il formato docx della microsoft, è diventato leggibile solo in un secondo momento dalla sua uscita da programmi di altri sistemi operativi come Linux. Non fatevi prendere dal fatto che voi avete speso soldi per il vostro Mac, e quindi volete obbligare tutti ad usare il Mac. Questo non è corretto.

Ma a cosa serve il discorso sopra?

Durante le conferenze e le presentazioni pubbliche, non sempre ci si trova con tutto ciò che ci farebbe comodo. Spesso si possono avere problemi sul tipo di computer utilizzato per la proiezione, sulla posizione dei relatori, etc. Tutte cose che non hanno a che fare con il tema di questo post, ma che incidono sul risultato finale di un evento.

Inoltre come anticipato prima, bisogna pensare al momento del montaggio del video, dove eventualmente farebbe comodo avere una presentazione facilmente modificabile, per aggiustarla ed adattarla al formato del video.

 

In buona sostanza, dato che raramente si modificano presentazioni durante un evento, ci si può presentare allo stesso con un PDF, nato appunto per incorporare alcuni elementi come i caratteri (font). I PDF sono dei documenti portatili, nel senso che incorporano tutti gli elementi per essere letti allo stesso modo, più o meno da tutti i sistemi operativi.

Quindi: durante la proiezione di una presentazione si può anche usare un PDF che risulterà sempre idoneo a qualunque situazione. Per l’elaborazione della presentazione serve un formato che sia modificabile in un secondo momento da chiunque per esigenze varie.

 

Qualcuno potrebbe obiettare che il PDF non racchiude quegli effetti che vengono utilizzati in molte presentazioni. Ma se si preferisce utilizzare una presentazione con certi tipi di effetti, transizioni, dissolvenze, bisogna pensare che ci potranno essere delle complicanze durante un evento, che un comportamento sobrio e compatibile sia in senso informatico che interpersonale possono invece risolvere.

 

La regola aurea dovrebbe essere che: chi crea il documento, deve accertarsi della sua compatibilità con gli altri sistemi operativi. Il PDF porta a delle rinunce, ma garantisce il risultato.

 

Quale grafica utilizzare, quali colori?

Questo punto è un po’ castrante per le persone esuberanti che hanno bisogno di esprimersi attraverso colori forti, fosforescenti, e grafiche ad alto contrasto.

Bisogna considerare che l’occhio umano vede meglio di una telecamera, e questo lo potete vedere quando fate delle foto, dove per evitare che l’aggiustamento automatico della luce metta in oscurità i soggetti fotografati, la prima cosa che viene automatica è quella di evitare di fotografare nella stessa foto luci, e finestre da cui è visibile la luce diurna esterna.

 

Dovete pensare che le diapositive che avete preparato saranno utilizzate in varie situazioni, con sale diverse, con attrezzature diverse e contesti diversi. Ciò che può andare bene sul PC di casa, o per la stampa di un libro, può risultare improprio durante un incontro pubblico. Ecco tutta una serie di esempi pratici che possono farvi capire:

 

 

L’immagine che vedete sopra è un fotogramma preso da youtube, di una registrazione fatta da personale addetto dell’auditorium, con parametri preimpostati di quelli che si usano solitamente per le conferenze, con telecamere che anche se registrano in alta risoluzione, hanno un sensore di acquisizione pessimo. Non so il perché di questo, dato che questa che vedete è una sala del “Palazzo Lombardia”, a Milano. Si potrebbe tranquillamente montare un sistema di registrazione migliore, ma la norma delle sale conferenze (anche le migliori) è quella di avere sistemi di registrazione che sembrano provenire da webcam di 10 anni fa, con registrazioni audio che solitamente hanno ronzii e rumori fastidiosi di sottofondo.

Solitamente queste riprese sono in grandangolare, il che permette di riprendere con una luce minore, e di mantenere a fuoco tutta l’inquadratura.

 

L’uso del grandangolare serve soprattutto quando c’è una sola telecamera a riprendere. E dato che una conferenza non è un film con un copione da recitare, bisogna considerare che le persone possono spostarsi dove vogliono, e in qualsiasi momento. E quindi la proiezione delle presentazioni e di altro materiale deve considerare questo aspetto, dove quindi, un documento con diapositive preparato ad arte, riesce a sopperire a molti problemi di ripresa video durante l’evento.

Un’inquadratura grandangolare necessita di una luce possibilmente omogenea dentro tutta l’immagine ripresa. Per ottenere questo risultato si può tenere un’illuminazione relativamente alta in sala, dove le immagini di colore bianco proiettate come l’esempio sopra, risultano abbaianti, ma tutto sommato mediate dal contesto luminoso.

 

 

Stessa inquadratura di prima, ma vediamo che proiettando solamente delle scritte bianche queste vengono viste abbastanza bene anche in un contesto dove erroneamente l’illuminazione va a riflettere in parte sul pavimento, e in parte illumina la superficie proiettata. La scritta rossa in fondo è meno visibile in quanto meno luminosa e confusa dalle luci della sala.

 

 

Ecco invece come appare la diapositiva sullo schermo del proprio PC. Come capirete il nero diventa nella proiezione su una superficie il colore trasparente. Se la stessa immagine venisse stampata su carta si esaurirebbe più velocemente il toner. Nella stampa viene utilizzato il nero come elemento principale per i testi scritti; mentre nelle diapositive è il bianco ad essere utilizzato come elemento che “scrive” attraverso la proiezione di luce. Le superfici utilizzate che possono essere la carta o un telo per la proiezione sono sempre bianche, ma ci sono delle differenze di cui tenere conto.

 

 

Una ripresa che ho fatto dello stesso evento, in cui viene proiettata la stessa diapositiva di prima, inquadrando in modo che le luci della sala non siano fastidiose per la ripresa. Come vedete la scritta colorata in questo caso viene ripresa meglio rispetto ad una inquadratura grandangolare generica.

E vedete come una scritta luminosa rossa su sfondo nero della diapositiva in questo caso si vede molto bene.

 

 

Il risultato si vede ancora meglio, quando elementi bianchi come scritte e loghi sono minoritari dentro l’inquadratura. E nel mentre la sala rimane comunque illuminata, ma le scritte che hanno un bianco più “forte” sono visibili e parzialmente mediate dal fatto che lo schermo è in una zona parzialmente illuminata.

 

 

In questa inquadratura invece, vedete come il bianco proiettato disturba l’armonia dell’inquadratura, e se avessi inquadrato tutta la superficie proiettata il risultato sarebbe stato pessimo. Qualcuno potrebbe dire che impostando manualmente la luminosità della telecamera potrei compensare il problema. Ma qui, o uno ha delle attrezzature di un certo livello, oppure dovrebbe compensare poi riducendo il contrasto, come appunto fanno i sistemi di registrazione usati nelle sale conferenze.

 

 

Vediamo ora nell’immagine sopra una situazione ottimale, e tendenzialmente gradevole. La sala conferenze di un hotel di Roma, è illuminata da una luce naturale che entra lateralmente. Come vedete, il relatore si muove davanti alla presentazione proiettata, con delle scritte bianche su superficie “nera”.

La luce è sufficiente ad illuminare il relatore, ma non abbastanza fastidiosa da rendere le scritte bianche proiettate meno visibili.

 

 

Questa invece è la stessa immagine ma come viene vista semplicemente dal PC.

 

 

Stessa conferenza qualche ora dopo, quando la luce del sole illumina in modo diverso. Vedete come la regolazione automatica della ripresa mette in oscurità sia il relatore che la proiezione. Nonostante questo, il contenuto risulta leggibile, e sono visibili anche i colori.

 

 

L’immagine utilizzata invece vista come dallo schermo del PC (se state utilizzando lo schermo del PC).

Una buona regola quindi è quella che la quantità di nero deve essere maggioritaria rispetto a tutto il resto. Qui non mancano ne scritte ne elementi colorati che possono essere inseriti in modesta quantità. E quindi il segreto sta nella moderazione degli elementi rispetto a tutto il resto.

 

 

Arrivati verso sera, la sala rimane buia, e un’immagine molto luminosa e colorata oscura il relatore. Se il contesto è quello dove non è importante far vedere il relatore in quel momento va bene.

 

Dobbiamo immaginare, che lo scopo di una presentazione normalmente è quello di dibattere insieme ad altre persone, dove l’illuminazione della sala rende tutti visibili, fatta eccezione di quei momenti in cui si passa alla proiezione di un filmato relativamente lungo.

 

I colori che accecano sono poco utilizzabili in questi contesti. Quando lo schermo è grande si può compensare aumentando l’illuminazione della sala. Ma in questo modo le diapositive risulteranno meno leggibili.

 

 

In questa situazione invece il banco dei relatori è illuminato poco, e la proiezione di un’immagine bianca luminosa, acceca tutto il resto.

 

 

Ma se con la stessa illuminazione di prima si usano diapositive con scritte bianche su sfondo nero, ecco che tutto sommato il risultato è sempre accettabile.

 

La cosa migliore quindi è partire da una situazione ottimale. Ci vorrebbe collaborazione nei contesti in cui si presentano gli incontri, dove la visione di questo risulta buona sia per gli spettatori presenti in sala, che per quelli che in un successivo momento guarderanno il video.

Durante la lettura di questo post, ci siamo resi conto che è possibile fare questo e realizzare un video che non necessiti di particolari modifiche a posteriori.

Tuttavia senza considerare come vedranno gli spettatori in sala, ci sono poi delle soluzioni da applicare durante il montaggio del video.

 

 

Qui si capisce che questi hanno utilizzato durante la fase di montaggio delle immagini da sovrapporre a quelle proiettate sullo schermo durante l’evento.

In questo caso il relatore non viene inquadrato come elemento principale, ma viene confuso con il resto della sala.

 

 

Qui sopra ho riadattato un documento, per creare un formato che valorizzasse al massimo il contenuto. In questo caso ho modificato anche il font per rendere gradevole la lettura.

Come vedete questo tipo di “slide” non è ne un formato simile ad un A4, ne un formato 4:3 o 16:9 utilizzati spesso nelle presentazioni.

Per questo motivo le presentazioni vanno preparate sia in un formato modificabile che in PDF. Perché chi edita il filmato possa operare le opportune modifiche.

 

 

Vediamo invece lo stesso momento di questa conferenza in Regione Lombardia, con il video originale senza modifiche.

Si potrebbe dire che in questo caso si stia utilizzando un documento con sfondo bianco senza particolari controindicazioni.

Vedete però come queste condizioni non sono quelle preimpostate per tutte le sale. E poi nel contesto si vede come il documento in origine su sfondo bianco, diventi più “grigio”.

 

In sostanza è bene notare che qualsiasi situazione di alto contrasto, venga risolta poi illuminando di più la sala e “oscurando” in questo modo il documento.

 

Forse la cosa migliore sarebbe quella di preparare varie presentazioni, ma abbiamo visto che utilizzando lo sfondo nero si ha sempre successo in un certo senso. Si potrebbe pensare anche ad uno sfondo con una tonalità di grigio come base.

Cosa importante: in generale i colori fosforescenti sono i meno adatti, perché quando ripresi risultano accecanti.

 

Ora seguiranno esempi di diapositive “tipo” che potrebbero essere utilizzate.

 

Il programma che ho usato è LibreOffice Impress. Voi potete utilizzare il programma che volete l’importante è che salviate il lavoro in un formato facilmente utilizzabile e modificabile, e che alla fine prepariate un PDF come ho fatto io qui, che è garantito funzioni anche con altri computer.

 

 

Come potete osservare lo sfondo non è un nero puro ma una tonalità di grigio molto scuro.

 

 

Attenzione all’uso delle immagini. Non immaginate di essere davanti al PC, ma in una sala e sarete ripresi con una telecamera che non vede come l’occhio umano.

 

 

I grafici devono essere sobri.

 

 

Se i grafici hanno colori forti rischiano di essere accecanti in certi contesti. Utilizzate colori meno saturi di quelli visti nella foto sopra.

 

 

Ispiratevi a questo documento per preparare un modello che faccia al caso vostro.

A questo punto come avrete intuito, si possono anche convertire le diapositive in PDF, e il PDF viene convertito in immagini jpg o png.

Potete anche quindi rielaborare queste a vostro piacimento, e utilizzare le immagini convertite dal PDF e rielaborate tramite GIMP o altri programmi per immagini, numerandole in sequenza, con numerazioni del tipo 01.jpg; 02.jpg; 03.jpg; 04.jpg; 05.jpg; e in questo modo potrete utilizzare queste al posto della presentazione.

 

 

A questo punto avrete compreso che volendo, utilizzando vari programmi è possibile modificare le diapositive.

Se non avete competenza nell’uso di determinati programmi chiaramente non potrete attuare tutti questi accorgimenti.

Ma questo post serve a farvi riflettere su alcune difficoltà intrinseche che esistono durante un incontro pubblico, dove oggi non esiste solo il pubblico presente in sala, ma anche quello in diretta streaming, e quello che poi vedrà l’incontro su YouTube.

Di conseguenza ci sono persone che preparano ed elaborano, e che saranno messe in difficoltà da tutta una serie di problemi, dove se di questi problemi ne venisse tolto qualcuno sarebbe meglio per tutti.

 

Cosa fare quindi?

1) Preparare del materiale generico che è possibile modificare.

2) Accertarsi prima di ogni incontro dove si è coinvolti come relatori, del tipo di condizioni in cui si andrà a fare la presentazione.

3) Gli sfondi scuri sono a mio parere sempre i più idonei. Ma il materiale per la presentazione deve essere modificabile anche per eventuali montaggi video post evento.

4) Se volete che il materiale sia letto in sala non scrivete tanto, ma scrivete poco e grande. Si possono eventualmente usare delle diapositive diverse: un tipo per la conferenza, un altro con maggiori informazioni per il montaggio video.

5) Preparate PDF e esportate immagini con programmi tipo GIMP, per avere materiale che sia altamente compatibile con ogni sistema operativo.

6) Non fate quelli che «se so comprati er Mac» perché non potete obbligare tutta la popolazione a cambiare PC. Il Mac serve per fare grandi lavori di grafica, di montaggi video, e creare però poi del materiale fruibile da tutti una volta finalizzato (all’utente finale non deve interessare quale computer usi).

 

Con questo è tutto. Non presentatevi con materiale fosforescente e roba lampeggiante.

 

Grazie.

 

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